Să stabilesc o întâlnire față în față? Mai bine dau un telefon. Dar dacă trimit un mail? Sigur îmi ia mai puțin timp. Oare un sms ar fi nepotrivit?
Sunt întrebări care ne trec prin cap de multe ori când trebuie să luăm legătura cu cineva: un colaborator, un fost coleg, o persoană pe care tocmai am cunoscut-o la un eveniment de networking etc.
Evoluția tehnologiei ne-a pus la îndemână mai multe opțiuni de comunicare, fiecare cu anumite avantaje și dezavantaje. De aici se naște provocarea de a o alege pe cea mai potrivită pentru fiecare situație și persoană în parte.
- Comunicarea față în față
Este încă metoda de comunicare cea mai eficientă, prima opțiune oricând este posibil.
Un experiment de anul trecut, publicat în “Journal of Experimental Social Psychology” a arătat că o cerere adresată față în față, unei persoane necunoscute, are șanse cu 34% mai mari de a obține un răspuns pozitiv, decât dacă este transmisă printr-un e-mail.
Un atu important în sprijinul acestei forme de comunicare îl reprezintă limbajul corporal care asigură între 60 și 90% din eficiența comunicării orale.
În plus, față în față, se stabilește o relație mai autentică, mai personală, care inspiră mai multă încredere.
Dacă totuși o întâlnire nu este posibilă, atunci utilizarea unei aplicații de tipul Skype este mai eficientă decât un e-mail, în special în situațiile în care ai de făcut o cerere.
E-mailul reprezintă protocolul standard, care se pretează unei multitudini de situații: poți mulțumi cuiva, poți trimite o propunere de colaborare sau o invitație de participare la un eveniment etc.
Printre avantajele cele mai importante: îți oferă șansa să îți structurezi clar ideile, să revizuiești și să îmbunătățești mesajul până în momentul în care îl expediezi, poți să ai acces oricând la informațiile transmise (îți oferă practic o arhivă a comunicării). Pentru destinatar avantajul este că își poate acorda o perioadă de timp pentru a-și formula un răspuns.
Totodată însă, trebuie să ții cont de câteva lucruri: să-ți expui ideile cât mai concis pentru a nu pierde interesul destinatarului, să adopți tonul potrivit fiecărei situații, mai relaxat/prietenos sau mai protocolar, însă fără a folosi un limbaj prea prețios.
Un mare minus al e-mailului îl reprezintă faptul că este impersonal. Modul în care este interpretat depinde în mare măsură de destinatar. În timp ce o persoană poate considera un mesaj ca fiind concis și la obiect, altcineva îl poate percepe ca fiind nepoliticos și contondent.
- Telefonul
Comunicarea prin intermediul telefonului este mai personală decât prin e-mail și deci oferă posibilități mai reduse de interpretări greșite.
Este mai ușor să pui întrebări și să dai feedback, să ajungi la un acord mai rapid decât dacă ai tot trimite și primi e-mailuri timp de câteva zile.
Însă, fiind vorba de o comunicarea orală, în cazul unui acord, tot trebuie să scrii decizia sub forma unui e-mail.
Un dezavantaj este că uneori poate conduce la o conversație prea îndelungată sau pe un ton prea personal.
- Mesaje scrise (sms)
Reprezintă metoda cea mai la îndemână și mai prietenoasă de a lua legătura cu cineva, fie că îți anunți șeful că ești blocat în trafic și vei întârzia câteva minute, fie că urezi “Sărbători fericite!” colegilor de birou.
Utilizat inițial doar între prieteni, a devenit acceptabil și într-o serie de situații profesionale. De exemplu, mesajele de tip marketing/ vânzări ale unor companii către clienții lor.
Pericolul este însă, spre deosebire de un e-mail, de a tasta repede și a expedia imediat mesajul, greșelile fiind inerente. O situație acceptabilă poate între prieteni, dar nu și la serviciu.
De cele mai multe ori, ne este mult mai comod să comunicăm cu cineva printr-un e-mail. Este o metodă rapidă și ușoară, care ne scutește de mult timp pierdut pe drum. Însă, într-o comunicare exclusiv electronică nu vom dezvolta niciodată relații în adevăratul sens al cuvântului cu persoanele cărora ne adresăm. Vom rămâne unii pentru alții doar un nume de la sfârșitul unui e-mail.
Adevărul este că în era tot mai digitalizată în care trăim, oamenii pun din ce în ce mai mult preț pe comunicarea față în față, pe o relaționare mai personală. Așa că data viitoare când te gândești cât timp vei pierde dacă ieși la o cafea cu un posibil colaborator/client, mai bine te gândești ce vei pierde dacă nu o faci.
